Szanowni Państwo,
Dział Zamówień Publicznych pragnie przekazać następujące informacje, dotyczące realizacji wniosków i umów:
- Umowy długoterminowe będą umieszczane na Intranecie (stronie wewnętrznej Instytutu), w związku z czym umowy nie będą już publikowane na BIP-ie.
Na Intranecie będą także publikowane, raz w tygodniu, zestawienia złożonych wniosków do 130 tys. zł, wniosków z dziedziny nauki oraz wniosków przetargowych przekierowanych na art. 30.4 pzp. Wszystkie te informacje można odnaleźć w zakładce Zamówienia publiczne (kolumna z lewej strony).
2. Informujemy, iż każdy wydatek Instytutu musi zostać poprzedzony złożeniem wniosku do DZP. Wyjątek stanowią:
- wydatki wynikające z delegacji służbowej (zgodnie z regulaminem dot. rozliczenia delegacji), w tym koszty związane z zakwaterowaniem na czas trwania delegacji służbowej;
- opłaty za udział w konferencjach, seminariach, panelach dyskusyjnych, które są organizowane przez inne Instytucje/organizacje (wolny nabór uczestników);
- opłaty za szkolenia, które nie zostały tematycznie zgłoszone do Komórki Zamówień Publicznych celem wybrania firmy/instytucji szkolącej, są organizowane przez inne instytucje/organizacje (wolny nabór uczestników),
- bilety komunikacji miejskiej,
- nietypowe wydatki wynikające z realizacji projektów np. zapłata dla ochotników badań itp.
- usługi udzielane innemu podmiotowi, któremu w drodze ustawy lub decyzji administracyjnej przyznano wyłączne prawo do świadczenia tych usług (np. opłaty urzędowe, wyciągi, wypisy),
3. W przypadku, gdy umowa została już zawarta a wniosek nie został wcześniej złożony, należy uzupełnić wniosek z terminem obejmującym okres do końca bieżącego roku kalendarzowego (lub krócej, jeżeli umowa ma się skończyć wcześniej)
4. Od dziś na każdej fakturze, opisywanej przez Komórkę organizacyjną (Zakład, Dział itp.) musi znaleźć się numer wniosku. Jest to uzasadnione koniecznością precyzyjniejszego określania budżetu i uszczelniania wydatków Instytutu. W zakresie wydatków określonych w pkt 2. Lit. a)-f) niniejszego komunikatu, osoba opisująca fakturę zamiast numeru wniosku umieszcza zapis o treści: „Wydatek wyłączony regulaminem DZP”. Same procedury udzielania zamówień do 130 tys. złotych i zamówień z dziedziny nauki pozostają bez zmian.
5. Dział Zamówień Publicznych wskazuje, iż nie ma możliwości zatwierdzenia faktury, jeżeli wniosek został złożony na niższą kwotę niż wartość faktury. Przed złożeniem zamówienia na kwotę wyższą niż wynika ona ze złożonego wniosku należy złożyć całkiem nowy wniosek na pełną kwotą lub złożyć wniosek dodatkowy.
6. Jednocześnie wskazujemy, iż właściwym postępowaniem jest w pierwszej kolejności złożenie wniosku do 130 tys. złotych lub z dziedziny nauki (oraz uzyskanie akceptacji), a następnie złożenie zamówienia. Pomoże to nam dochować terminów płatności faktury. Nie jest prawidłowe składanie wniosku w momencie otrzymania towaru i faktury od Wykonawcy.
7. Dział Zamówień Publicznych zwraca się z prośbą o podpisywanie wniosków i faktur czytelnie, imieniem i nazwiskiem. Ułatwia nam to ewentualny kontakt z właściwymi osobami, w celu wyjaśnienia wątpliwości, doprecyzowania opisu itp.
8. W związku z koniecznością zakupu sprzętu komputerowego poprzez procedurę przetargową w 2024 r., proszę osoby mające zaplanowane takie zakupu w grantach o jak najszybsze złożenie zapotrzebowania w tym zakresie (zgodnie z komunikatem z dnia 23.01.2024) do Pana Jana Maciejskiego. DZP planuje ogłosić przetarg na ww. sprzęt w ciągu najbliższego miesiąca.
W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości proszę kontaktować się Działem Zamówień Publicznych.